Veilig online op school: veilig in beeld

ITS ondersteunt scholen graag bij een veilige online leeromgeving voor leerlingen én medewerkers. In deze serie artikelen belichten we telkens een thema. Dit keer: Veilig in beeld. Hoe ga je om met beeldmateriaal van leerlingen en docenten?

Foto’s en video’s: niet zomaar online plaatsen

Een schoolfeest of excursie en meteen de foto’s online zetten? Hoe goed bedoeld ook, het mag niet zomaar. Beeldmateriaal van personen valt onder persoonsgegevens, en de privacywetgeving stelt duidelijke eisen aan het verwerken daarvan.

Voor het openbaar publiceren van beeldmateriaal van leerlingen is vooraf toestemming nodig. Bij leerlingen jonger dan 16 jaar komt die toestemming van de ouders. Is de leerling 16 jaar of ouder, dan moet hij of zij zelf toestemming geven.

Moet je altijd toestemming vragen?

Ja. Zonder aantoonbare toestemming mag je geen foto’s of video’s van leerlingen gebruiken. Ook werkgerelateerde beelden van leerlingen of collega’s op je eigen sociale media plaatsen is niet toegestaan.

Verantwoordingsplicht

Je mag zelf bepalen op welke manier je toestemming vraagt, zolang je maar kunt aantonen dat je die toestemming echt hebt gekregen. Dat kan bijvoorbeeld met een schriftelijke verklaring die door leerlingen of ouders wordt ingevuld en ondertekend. Dit valt onder je verantwoordingsplicht.

Regelen bij inschrijving

Je hoeft niet ieder schooljaar opnieuw toestemming te vragen. Je kunt dit bijvoorbeeld regelen bij de inschrijving van de leerling. Maar let op: als de manier van verwerken verandert, moet je opnieuw toestemming vragen.

Beeldmateriaal goed beveiligen

Als school ben je verplicht om maatregelen te nemen die de privacy van leerlingen beschermen. Je moet kunnen aantonen dat je voldoende technische en organisatorische maatregelen hebt genomen om beeldmateriaal te beveiligen.

Wil je bijvoorbeeld alleen ouders en leerlingen toegang geven tot foto’s of video’s? Dan kun je denken aan:

• Een beveiligd portaal op de schoolwebsite waar alleen ingelogd kan worden met HTTPS.
• Een app of online dienst waarbij jij bepaalt wie toegang krijgt. 

Filmen en fotograferen door ouders

Steeds meer ouders maken foto’s of video’s tijdens schoolactiviteiten. Als daar ook andere leerlingen of ouders op staan, kan dit hun privacy schenden, zeker als de beelden online komen. Verbieden is lastig, maar je kunt als school wel duidelijke afspraken maken.

De school is geen openbare plek waar iedereen zomaar mag filmen. We moeten samen zorgen voor een veilige omgeving waarin niemand ongewild gefotografeerd of gefilmd wordt.

Als een ouder beeldmateriaal uit de beveiligde schoolomgeving kopieert en openbaar deelt, bijvoorbeeld op Facebook, ligt de verantwoordelijkheid bij die ouder.

Beveiliging is maatwerk

Elke school moet zelf bepalen welke beveiligingsmaatregelen nodig zijn. Een goed beveiligingsplan begint met een risicoanalyse. Op basis daarvan kies je maatregelen die passen bij jouw situatie en bij de privacyrisico’s van de mensen van wie je gegevens verwerkt.

Meer weten over hoe ITS kan helpen? Neem contact met ons op!